Come gestire gli ospiti che vengono da fuori

Martedì 10 novembre 2015

matrimonio - ospiti che vengono da fuori

E' passata solo una settimana da quando lanciavo la rubrica QeA – Questions and Answers, e già delle future spose mi hanno scritto le loro domande! E' bello avere un canale in più per comunicare con chi mi segue, magari silenziosamente (grazie!).

La prima a scrivermi è stata Giorgia, che dice: “Io e il mio compagno abbiamo stilato una prima bozza di lista di invitati e ci siamo resi conto che molti verranno da fuori (parliamo di circa una trentina di persone). Come ci si deve comportare in questi casi? Dovremmo accollarci il costo di una notte in hotel per tutti? Organizzare i transfer? Trovare una location che possa ospitarli tutti? Naturalmente vorremmo che i nostri ospiti stessero al meglio ma dobbiamo comunque avere un occhio per il budget. Come ci si comporta in questi casi?”.

Sono molto contenta di questa domanda perché di certo è un problema che riguarda molti futuri sposi! Sarò brutale nella risposta: il galateo vorrebbe che gli sposi offrissero l'ospitalità a tutti? SI. Bisogna seguire quanto dice il galateo? NO.

Avevo già affrontato questo argomento sul blog tempo fa e sono convinta che ci siano tanti altri modi per essere ospitali con i propri amici senza per forza occuparsi di saldare il conto di un albergo per così tante persone.

welcome bag matrimonio

Tutte le opzioni menzionate da Giorgia sono valide, budget permettendo è possibile organizzare un pullman per il gruppo che viene da lontano (se il luogo di partenza è più o meno lo stesso per tutti), ma prenotare dei transfer personalizzati per ognuno è un impegno esagerato sotto vari punti di vista.

Per molti dei miei matrimoni devo occuparmi di gestire l'ospitalità per gli invitati, ma a parte qualche coppia che decide di offrire il pernottamento a testimoni, fratelli e genitori, la maggior parte dei miei sposini si limita ad indicare (magari sul proprio sito web) i contatti di hotel vicini alla location del ricevimento o con le quali abbiamo preso accordi in merito ai prezzi da segnalare.

Sarò forse troppo pratica, ma se sei in dubbio sull'offrire o meno il pernottamento ai tuoi ospiti ti chiedo: quando è stata l'ultima volta che ad un matrimonio ti hanno regalato trasporti e notte in hotel?

Se hai la possibilità di accordarti con un hotel sulle stanze che i tuoi ospiti possono prenotare, puoi far trovare loro in stanza una welcome bag, nella quale puoi includere prodotti locali, piccole sorprese o un biglietto per ringraziarli (oltre alle indicazioni per raggiungere la vostra cerimonia ovviamente!).

regali per ospiti matrimonio

Spero di non essere stata troppo cruda con questo post ma in questi anni ho visto che chi vuole davvero essere vicino agli sposi nel loro grande giorno non si fa fermare da distanze, spese, giorni di ferie da chiedere al capo. E non voglio che nessuna coppia scambi l'organizzazione del proprio matrimonio per l'organizzazione di una vacanza di gruppo...ehi, siete voi i festeggiati!

Tu avrai molti ospiti che arrivano da città lontane? Come gestirai la loro permanenza? Te ne occuperai direttamente oppure lascerai a loro l'organizzazione della trasferta? Raccontamelo nei commenti qui sotto (e se hai domande che vorresti venissero approfondite sul blog scrivimi: [email protected])

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Grazie per i vostri commenti:

Alex

I nostril invitati vengono che vengono da fuori sono una trentina!!!!..Abbiamo deciso di aiutare con scelta dell'alloggio/voli ma non pagheremo nessuna spesa a riguardo. Ci occuperemo del trasporto dall'aeroporto ai vari hotel, trasporto il giorno del matrimonio e trasporto di nuovo in areoporto quando ripartiranno..Gia' solo questo ci costa una cifra...dovremmo forse organizzare in pranzo il giorno dopo? La maggior parte si tratterra' un altro paio di giorni...


Maria Grazia

buongiorno.. io ho diversi ospiti che verranno da lontano... pensavo di far pagare autonomamente le spese del viaggio e di occuparmi io dell'alloggio, magari per risparmiare un po potrei affittare uno o due appartamenti un pò piu grandi... in base a quanti saranno a venire.. vediamo...


Images Credits: buzzfeed.com; etsy.com; weddingchicks.com

Sono Valeria Ferrari, wedding planner, e sono qui per organizzare il vostro grande giorno. Leggi di più...

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