“Uh mi sposo, dimmi dove posso andare per la festa”, “Dai dimmi qualche nome di bella location sul lago”, “Te che fai i matrimoni, dammi qualche dritta, che bei posti ci sono per sposarsi?”. Queste sono solo alcune delle domande che mi sono sentita rivolgere in questi ultimi anni, perché se sei un wedding planner, nel 2017 devi ancora scontrarti con l'idea comune che tutto questo darsi da fare attorno al giorno del “sì” non sia proprio, del tutto, un lavoro vero.

 

Così ogni volta che mi imbatto in qualche conoscente che mi rivolge i quesiti di cui sopra, cerco di essere educata e snocciolare un paio di nomi in cui so che comunque si imbatterebbe alla prima fiera di settore e glisso su tutta una serie di ragionamenti che ora vorrei condividere con te.

 

La ricerca location è uno dei servizi offerti dalla maggior parte dei wedding planner, alcuni colleghi la considerano parte di un servizio più ampio, mentre per me si tratta di un singolo servizio oppure di un cosiddetto extra. In cosa consiste questo servizio? Nel ricevere una selezione di location (ville, castelli, ristoranti, loft, parchi, a seconda dei casi) corrispondenti alle necessità tue e del tuo matrimonio, a livello estetico e logistico, ma che rispettino anche il budget a disposizione, siano libere per la data desiderata, avendo fin da subito un quadro chiaro di cosa una struttura offre davvero e ricevendo un supporto per stipulare un eventuale contratto nel momento in cui una delle location proposte sia poi effettivamente scelta.

 

Chi volesse obiettare al fatto che sia richiesto un compenso per ricercare una location potrebbe dirmi che ci sono tanti siti web in cui sono presentate tante location divise per zone e province. Perché quindi pagare qualcuno con il rischio di vedersi proporre una location che si sarebbe potuta scovare in una di queste directory? In primis perché chi si rivolge ad un wedding planner su quei siti un salto ce l'ha già fatto ma non ne è rimasto soddisfatto, sta cercando qualcosa di diverso e desidera essere seguito da qualcuno che lo possa mettere di fronte a pregi e difetti della struttura in questione, benefici e complessità.

 

Ci sono location parecchio famose in certe zone, quindi succede che anche io le prenda in considerazione se ci sono determinate richieste da parte degli sposi. La differenza di conoscere una location insieme ad un wedding planner, anziché farlo da soli, sta anche nel fatto che vedere una location vuota, spoglia, attraverso gli occhi di qualcuno che ha già avuto modo di lavorare in quegli spazi ti aiuta senza dubbio ad immaginare meglio il tuo matrimonio, fin da subito ricevi degli input in merito a dove mettere cosa, come organizzare la timeline, dove allestire gli angoli per i momenti più importanti del ricevimento.

 

 

Quando devo effettuare una ricerca location vado di persona a visitare quelle ville o quelle cantine in cui non sono mai stata, conosco i proprietari, studio gli spazi, so che domande fare per capire se ci sono insidie nascoste da qualche parte. Ad esempio, molte location si pubblicizzano come luogo in cui celebrare matrimoni civili, ma basta un primo incontro per scoprire che quella location non ha nessun permesso per ospitare riti nuziali, se non quelle cerimonie all'americana che, seppur bellissime, non hanno nessun valore legale. Non sempre i proprietari sono onesti nello spiegare certi dettagli ai ragazzi che incontrano, scoprirli a contratto firmato e caparra versata potrebbe essere antipatico.

 

Quando si tratta di proporre una location che già conosco o in cui ho già lavorato, verifico comunque prezzi, disponibilità, modalità contrattuali, tempistiche, possibilità di piano b, il tutto per consegnare ai miei clienti tutte le informazioni che servono per conoscere davvero la location che si sta valutando.

 

Esistono poi location che sulle directory dedicate ai futuri sposi non ci sono ancora, perché sono nuove oppure perché chi le gestisce vuole solo un certo tipo di clientela. E' molto facile che un wedding planner sia in possesso di una bella lista di location deliziose e nuove di zecca, le può mettere a disposizione dei propri clienti ma se può farlo è grazie alla sua competenza. Può averle scovate in molti modi, ma spesso succede che siano gli stessi proprietari a contattare i wedding planner per capire se la loro location si può prestare ad ospitare eventi e per entrare nel cosiddetto “circuito”. Questa non è una cosa scontata.

 

Per essere considerato un interlocutore competente e affidabile da parte dei proprietari delle location, che spesso sono dimore storiche o preziose, il wedding planner in questione deve aver lavorato tanto e bene per un bel po' sai? Il passa parola non funziona da un giorno con l'altro, e questo, insieme all'aver coltivato negli anni una serie di contatti e di buone relazioni, per me è un valore che un wedding planner mette a disposizione dei propri sposi.

 

Una volta effettuata la ricerca e avendo eliminato le location non adatte, sottopongo le candidate ai miei clienti e organizzo una giornata in cui andremo insieme a visitarle, con tutti i vantaggi che ti ho accennato prima ai quali aggiungo la comodità di effettuare più sopralluoghi nell'arco di una stessa giornata, senza dover nemmeno prendere appuntamento ed evitando di dedicare svariati week end a zonzo per open day e appuntamenti da incastrare tra un impegno e l'altro (dovesse capitarti, ricordati almeno di usare le schede dedicate alle location che trovi sul mio eBook gratuito “Mi sposo! E adesso?).

 

 

Ricapitolando, quando navighi le directory ottieni nomi di location, ma quando acquisti un servizio di ricerca location stai acquistando:

• tempo del wedding planner per la ricerca delle location
• tempo del wedding planner per i sopralluoghi preliminari
• tempo del wedding planner per gli appuntamenti ai quali ti accompagnerà
• esperienza del wedding planner
• consigli del wedding planner
• contatti del wedding planner coltivati nel tempo
• accoglienza speciale da parte dei proprietari
• verifica delle location in prima persona

 

Tutto questo rappresenta la ragione per cui il servizio di ricerca location non è un servizio gratuito, ed è quello che vorrei rispondere a quelle persone che vorrebbero da me e dai miei colleghi risposte sempre pronte. E' vero che noi wedding planner siamo disponibili, altruisti, simpatici e aperti, ma tutte queste belle doti può averle anche un commercialista, al quale però nessuno chiederebbe mai “Scusa, non è che mi faresti due conti??”. Ecco, l'ho detto.