Una giornata da wedding planner minuto per minuto

Martedì 11 ottobre 2016

il dietro le quinte di un matrimonio

La settimana scorsa ti avevo parlato di un evento al quale avevo partecipato come ospite. Si trattava di una colazione un po' speciale, durante la quale parecchi professionisti del settore matrimonio hanno avuto modo di confrontarsi su vari temi. Una delle questioni più dibattute era nata dalla domanda di uno sposo che chiedeva lumi rispetto ai costi dei fornitori. Una delle voci che sembra incidere di più sul prezzo dei vari professionisti è il tempo che dedicano al cliente e all'evento, prima, dopo e durante l'evento stesso.

Che un fiorista lavori ore e ore il giorno prima o si alzi all'alba per preparare le composizioni penso sia scontato (vero?), che anche un catering non vada a fare la spesa all'Esselunga due ore prima della cena è chiaro credo, che un fotografo abbia molto lavoro da fare dopo il giorno del matrimonio penso sia evidente (e se non è così te ne accorgerai quando ti sposerai). E i wedding planner? Facciamo che ti parlo della mia esperienza, anche se credo che molti colleghi si possano rispecchiare in quello che sto per raccontarti.

Come ti ho già accennato qui, non ho veramente modo di quantificare le ore che dedico ad un matrimonio prima del giorno in cui si svolgerà. So che sono tante, so che non sempre sono ore comprese tra 9.00 e le 17.00, so che se devo risolvere un problema ci lavoro anche se è domenica, so che le mail che scambio con i clienti sono innumerevoli e le telefonate con i fornitori scorrono a fiumi. Per questo non posso essere pagata ad ore, almeno, io non riesco a stabilire un monte ore al quale attenermi quindi posso considerare un forfait calcolato partendo dalla copertura delle spese che mediamente devo coprire.

Per il resto sono pagata perché garantisco un risultato, se impiego 40 ore oppure 80 non sempre dipende da me. Ad esempio, per una coppia dell'anno prossimo avevo ottenuto un permesso dal Comune per utilizzare una spazio (stupendo) vicino alla loro chiesa in modo che potessero organizzare un buffet dopo la cerimonia. Non so perché (anzi si ma lasciamo perdere), questo permesso mi è stato revocato, quindi ora sto procedendo con una nuova ricerca location, resa complicata dal fatto che nulla regge il paragone con quella che era stata la nostra prima scelta. Quindi sto ri-facendo un lavoro che avevo già concluso e si sta anche dilungando. Devo chiedere un extra ai miei clienti? Non credo, è compito mio trovare una soluzione e continuerò finché non saremmo tutti soddisfatti. Quindi questo è un aspetto che indica come sia difficile stabilire il tempo a priori e il solo sapere di impiegarne tanto, ma veramente tanto, a mio avviso giustifica una richiesta in termini economici. Richiesta alta o bassa non lo so dire, i punti di vista sono vari.

i wedding planner sono un punto di riferimento anche per gli ospiti

Una cosa più quantificabile è il giorno dell'evento invece, se vuoi ti racconto come si è svolta la mia giornata lo scorso sabato, quando ho seguito il matrimonio di Giulia e Jacopo, l'ultimo per questa stagione. Pronta? 

Driiiiin! Ecco che suona la sveglia! Sono le 7.30 del mattino e io come al solito prima di un evento ho dormito a pezzetti, ho sempre il timore di dimenticarmi qualcosa e di non svegliarmi in tempo. Prendo in mano i miei appunti e la timeline e alle 8.00 sto già telefonando ai fornitori per sapere se si sono messi in moto e in location per sapere a che punto è il montaggio della tensostruttura per il dopocena. Alle 8.05 mi arriva un messaggio dalla sposa che mi avverte che, nella notte, una persona che aveva deciso di non partecipare alle nozze ha cambiato idea, quindi ci sono dei cambiamenti da apportare ai tavoli. Prendo nota e avverto il catering, so che poi rivedremo tutto insieme una volta in location ma è meglio mettere le mani avanti.

Faccio colazione, carico le ultime cose in macchina (che ringrazio sempre per il suo maga baule), ricontrollo tutto e poi decido che è ora di prepararsi. Cerco di rendermi presentabile ma non c'è spazio per tubini e tacchi alti, so che dovrò muovermi e che dovrò farlo parecchio. Alle 10.30 arrivo in location. Con la tensostruttura hanno quasi finito, mi spiegano allacciamenti, cavi, aperture, vie di fuga. Scarico nella “stanza staff” bomboniere, confetti, valige e oggettistica varia. La fiorista è già attiva e parte della sala è decorata. Vorrebbe iniziare con i tavoli ma il catering inizierà più tardi ad allestirli. Ci diamo appuntamento in chiesa, io rimango in location perché i camion dei catering iniziano ad arrivare e devo accogliere lo staff. In attesa che arrivi la responsabile, lo staff attrezza la cucina e io organizzo il trasloco delle sedie in sala, che andranno sostituite da un modello più gradito alla sposa. Nel frattempo il mio telefono continua a suonare: la testimone, i musicisti che stanno arrivando per scaricare gli strumenti, il service audio che si occuperà di montare tutto l'impianto.

Guardo l'ora, mezzogiorno è già passato. Mangio un panino al volo e all'una sono in chiesa. Sistemo i libretti sui banchi, mi coordino con l'orchestra di 14 elementi per l'ingresso della sposa. Per fortuna sanno già tutto e devo solo dargli il via. La fiorista e il suo staff lavorano per allestire la chiesa con i colori autunnali che la sposa adora. Mi faccio consegnare le bottoniere e le polsiere e man mano che arrivano gli interessati mi preoccupo di fargli indossare i loro fiori (se hai dubbi su dove e come si mette una bottoniera leggi qui). La chiesa è sempre più bella e sempre più colma di fiori. I ragazzi dell'orchestra si prendono una pausa ed escono per una sigaretta dalla porta laterale. Arrivano i primi ospiti e vedendo un gruppo di persone davanti a quella porta pensano che l'entrata sia quella. No! Li richiamo gentilmente all'ordine e blocco quella porta, per evitare che gli invitati entrino in chiesa prima che l'allestitmento sia concluso e che si perdano l'entrata così come la sposa la vuole.

Chiamo il catering per sapere a che punto sono e tutto procede come da programma. Unico dubbio sul tempo, incerto, per sicurezza decidiamo di tenere i tavolini e gli arredi in giardino ma di tenere il buffet al coperto sotto i portici (in caso di pioggia almeno il cibo sarà salvo!). Arriva lo sposo, mi faccio strada tra gli amici intenti a festeggiarlo e gli metto la sua bottoniera. Siamo perfetti con il programma, dico alla fiorista di accendere le candele, invito gli invitati a prendere posto in chiesa. Invito ancora gli invitati a prendere posto in chiesa. Invito di nuovo gli invitati ad accomodarsi in chiesa. A gruppi ed un po' restii entrano, sebbene non tutti convinti (vari motivi per aspettare la sposa in chiesa li trovi qui) ma nessuno vuole fare arrabbiare la sposa.

Organizziamo il lancio del bouquet

Eccola, la sposa che arriva puntualissima ma deve attendere che gli ultimi ritardatari attraversino il portone. Faccio entrare lo sposo con la mamma, poi la mamma della sposa con le testimoni. La sposa sale le scale, si ferma ad ammirare le composizioni di fiori e si commuove. Attimo di pausa. Quando è pronta a prendere il braccio che le porge il papà, le chiedo se possiamo cominciare e do il via all'orchestra. La marcia che risuona, lei che entra in chiesa, cammina lungo la navata e raggiunge il suo amato. Momento, questo, che cerco sempre di spiare perché mi riempie il cuore di gioia e commozione ogni volta.

Esco e faccio un paio di telefonate, il service per sapere se è tutto sotto controllo, il catering per avvertire che si sta svolgendo tutto in orario. Rientro e per la prima volta dalle nove della mattina mi siedo. Ascolto la messa e mi godo lo scambio degli anelli. La messa finisce, gli ospiti escono, ri-aggiorno il catering sulle tempistiche, raccolgo i libretti rimasti sui banchi, carico in macchina alcuni vasetti e alcune composizioni che andranno usate in location. Lo avrebbe dovuto fare la fiorista ma lei è ancora in location ad allestire, in questo modo si fa prima.

Supervisiono finché non è il momento dell'uscita e del lancio del riso, poi scappo e torno in location. Scarico i vasetti e i fiori, chiedo alle ragazze di distribuirli sui tavolini in giardino. Entro in cucina, saluto tutti e ci aggiorniamo su tempistiche, ospiti, esigenze particolari. Mi sposto in sala e controllo i tavoli, quanti sono, quante sedie per ogni tavolo, lo spazio per i seggioloni, i segnaposti posizionati correttamente. Arrivano i primi ospiti e subito vengono accolti dallo staff. La testimone della sposa mi chiama per dirmi che anche gli sposi saranno lì a breve.

Mi accorgo che non c'è nessuna musica che risuona nell'aria...cerco il responsabile del service e gli chiedo di provvedere. Ha bisogno di un tablet dotato di playlist creata dagli sposi e che è in macchina con la testimone. Appena la individuo mi faccio dare il tablet e musica fu. Arrivano gli sposi, saluti baci e abbracci. Vogliono vedere la sala e fare le fotografie, li accompagno e gestisco il “materiale di scena”. Gli ospiti prendono confidenza con la location, una zia non gradisce il tavolo a cui è stata assegnata quindi si provvede ad una sistemazione diversa.

prima che tutto abbia inizio: con i fornitori

Nel mentre arrivano le animatrici per i bambini, le accolgo e mi accordo con loro per l'ora in cui far servire la cena ai più piccoli. Avverto il catering. L'ora della cena arriva anche per gli ospiti e, complice la temperatura che ha deciso di abbassarsi un bel po', non è difficile far accomodare tutti in sala. Secondo attimo di respiro per me e lo staff. Aspetto che venga servito il primo piatto e poi chiedo se per favore io e gli altri fornitori possiamo avere la nostra box con la nostra cena. Un panino, un dolcetto e una coca cola ci bastano per fermarci un attimo e scaldarci un po'. Ma la pacchia dura poco, devo controllare che in sala sia tutto ok (lo è e gli sposi sorridono a 72 denti).

Torno in saletta e inizio a preparare la confettata. Travaso dolcetti in sacchetti e contenitori di vetro, metto i tag, trasporto tutto fuori dove la fiorista mi attende per allestire la confettata e il tavolo della wedding cake. Io penso agli oggetti, lei ai fiori, studiamo come distribuire le candele e le luci. Tutto è pronto, ma è previsto l'arrivo di nuovi ospiti alle 21.30 quindi non possiamo lasciare incustodita la confettata. Rimango fuori e insieme ad altre due ragazze dello staff controllo che nessuno inizi a mangiare confetti prima che la torta sia tagliata.

Gli ospiti, finito di cenare, escono dalla sala e con loro gli sposi. Aspetto qualche minuto e poi vado da loro per sapere se sono pronti per il taglio della torta. Li accompagno, non sanno dove devono mettersi e cosa devono fare e glielo spiego, prima che arrivi il metre a dirigere tutta l'operazione. Baci abbracci e brindisi e la festa prende vita. Liberiamo la confettata e in 10 minuti è pressoché dissolta. Gli ospiti si dirigono verso il buffet dei dolci e si accomodano in giardino per godersi la serata, molti di loro avvolti nelle coperte messe provvidenzialmente a disposizione.

Guardo l'orologio e sono già passate le 22.00 senza che sia stato lanciato il bouquet, momento a cui la sposa tiene molto perché ha intenzione di regalarlo ad una sua carissima amica. Come sempre, mi avventuro con quanta più discrezione possibile tra gli ospiti per raggiungere la sposa e le ricordo del bouquet. Il tempo di radunare le ragazze in età da marito e allertare il fotografo e riusciamo a far arrivare il bouquet alla prescelta (dalla sposa). Ma ormai è tempo di ballare! Mi coordino con la responsabile del catering che ha già lo staff operativo in tensostruttura per caffè, amari, birre e street food, quindi vengono spalancate le porte e gli ospiti vengono informati di un “pezzetto di location” che non avevano ancora visto (era montata sul retro in modo che fosse collegata con la sala principale, n.d.r).

I wp coordinano il corteo della cerimonia

I musicisti iniziano a suonare, gli sposi iniziano a cantare, gli amici iniziano a ballare. E io? Esco, smantello quel che rimane della confettata e faccio sparire quel tavolo. Il tavolo sul quale era stata appoggiata la wedding cake diventerà presto il tavolo delle bomboniere, non prima che le abbia recuperate dalla stanzetta e le abbia sistemate in modo appropriato. La sposa mi chiede di consegnare dei regali speciali ad alcune persone e così faccio, poi mi permetto di sedermi un po' mentre gli amici si prendono gioco dei neosposi.

La mezzanotte è scoccata e alcuni ospiti iniziano ad andarsene. La sposa non riesce ad uscire ogni volta per accompagnare gli amici all'uscita quindi quando mi fa cenno sono io che consegno loro le bomboniere e i confetti. Nei tempi “morti” carico in auto quello che non mi serve più. I minuti passano e la temperatura si abbassa sempre di più, ma io, responsabile del catering e proprietari della location rimaniamo attivi e a disposizione come dei soldatini. Scocca l'una e si deve iniziare a disallestire per essere sicuri di lasciare la location nei tempi stabiliti.

Raccolgo il materiale della fiorista, metto da parte i centro tavola e gli oggetti che verrà a ritirare il giorno dopo, distribuisco i fiori secondo le indicazioni della sposa. Ormai siamo rimasti in pochi, mi intrattengo con i genitori della sposa che sono felicissimi e mi ringraziano, io dico che molto del merito è della loro bambina (ed è la verità!). Li aiuto a raccogliere delle cose che la sposa vuole che siano portate a casa e poi aspetto che gli ultimi 20 amici decidano di salutare. Aspetto. Aspetto. Aspetto. Il catering deve riprendersi il tavolo quindi smantello le bomboniere e porto agli sposi quelle che servono per gli ultimi amici rimasti.

La sposa è stanca e vorrebbe andare a casa ormai. Un passo alla volta, una bomboniera alla volta, riusciamo tutti ad uscire dalla location e a tornare nelle nostre case. Le due di notte sono passate quando monto in macchina, sono le 3.00 quando crollo nel mio letto.

sistemando le escort card

Una giornata lunga almeno 20 ore, durante la quale non ho certo salvato il mondo ma in cui non mi sono certo risparmiata né rilassata. La questione tempo in questo caso è evidentemente quantificabile, che valore gli daresti? Quello che ti ho raccontato è solo l'ultimo dei miei matrimoni, per ognuno c'è qualche variazione sul tema (magari ci sono 35 gradi all'ombra oppure bisogna dormire fuori perché le distanze sono proibitive) ma la sostanza non cambia.

Insieme a me, durante tutte quelle ora di lavoro, c'erano camerieri, cuochi, fotografi, assistenti, tecnici, fioristi e allestitori che hanno contribuito a costruire il giorno speciale di due ragazzi che lo sognavano da tanto tempo. Il mio merito è forse quello di averli scelti e orchestrati bene, ma di base rimane il fatto che ognuno di loro è un professionista in quello che fa, e quando si lavora con persone così quelle 20 ore non-stop hanno un senso.

Prima di un matrimonio c'è solo un camion pieno di cose, furgoni pieni di fiori, bauli pieni di oggetti. Tutto questo si trasforma in un evento in cui tutto sembra facile e fatato, per poi tornare ad essere racchiuso in camion, furgoni, scatole e bauli. Questa apparente “facilità” è frutto di professionalità, non certo del fato o di un lavoro improvvisato.

Tu cosa ne pensi? Cosa credi succeda dietro le quinte di un matrimonio? Se devi organizzare il tuo, puoi scaricare Mi sposo! E adesso?, il mio eBook gratuito con tanti consigli, schede, segreti da wedding planner per organizzare le tue nozze.

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Images Credits: La petite Coco, backstage

Sono Valeria Ferrari, wedding planner, e sono qui per organizzare il vostro grande giorno. Leggi di più...

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