Ecco che settembre fa già bella mostra di sé sul calendario e anche attorno a noi qualcosa nell'aria sta già cambiando.

Settembre è un nuovo inizio, per qualcuno è il vero capodanno, è sicuramente il mese in cui si inizia a fare sul serio con il proprio progetto di vita. Se è l'anno prossimo che ti vuoi sposare allora è adesso che devi muovere i primi, decisivi, passi.

Da dove si inizia? Una guida molto chiara e organizzata la trovi nel mio mini-corso gratuito “Mi sposo! E adesso?”, ma oggi vorrei condividere con te una conversazione che ho avuto qualche giorno fa con una mia (nuova) coppia, con la quale stavamo considerando il fattore budget.

Giusto per essere chiari e limpidi, il budget è un argomento che devi affrontare, che tu e la tua dolce metà dovete affrontare. Forse non è romantico, ma è l'aspetto che influenzerà più di tutto il giorno del tuo matrimonio perché da lì dipendono tante decisioni.

Alto o basso questo budget? Chi lo può dire? Ognuno valuta le cifre in modo molto personale. Quello che conta è averne certezza, e chiarezza.

La conversazione che ho avuto con i miei sposi, dicevo. Stavamo appunto di budget disquisendo quando lo sposo mi dice che per la voce catering avrebbe voluto stanziare una determinata cifra a persona. Una cifra secondo me (in base alla mia esperienza e ai conti fatti con i matrimoni precedenti) decisamente troppo bassa per ottenere un servizio di qualità.

Quindi gli ho dato il consiglio che do ora a te: sii flessibile in merito alle cifre da assegnare ad ogni voce che ti servirà per realizzare il tuo evento. Ora come ora, non puoi conoscere le proposte e i prezzi richiesti dai vari fornitori con cui ti confronterai, quindi aspetta di avere a disposizione tutte le informazioni prima di prendere decisioni definitive.

Mi spiego meglio.

Può essere che per istinto, principio o per informazioni che ti sono arrivate tu abbia in mente una cifra massima per ogni aspetto del tuo matrimonio. E' anche normale e comprensibile che una coppia abbia delle priorità per le quali è disposta a spendere cifre più alte rispetto ad altri ambiti. Ma andando avanti con le valutazioni potresti scoprire che alcune voci vanno ad impattare meno di quello che pensi sul budget totale, oppure che puoi togliere qualcosa dalla lista iniziale.

Quello che conta, alla fine, è che il totale delle spese rientri nel budget totale che ci si era (ragionevolmente) assegnati in partenza.

Bloccare dei budget per partito preso può essere limitante, rimanendo aperti alle possibilità invece può permetterti di muoverti meglio tra preventivi e fatture. Nel caso del catering, ad esempio, stanziare una cifra troppo bassa significa non essere sicuri della qualità di quello che ti sarà realmente offerto. Non solo il cibo, ma anche tutto quello denominato servizio.

Banalmente, il rapporto numero di ospiti/numero di camerieri è fondamentale affinché l'evento si svolga in modo ordinato, efficiente, cortese, professionale, pulito ed accogliente. Per abbassare il prezzo a persona, la prima voce sulla quale un catering interviene è proprio il numero del personale (la voce cibo nel costo finale di un catering incide molto molto meno di quello che pensi, quindi non è togliendo un antipasto che riuscirai a contrattare un prezzo più basso).

Quindi la prima cosa che ti consiglio di fare quando valuterai un preventivo di un catering è andare a controllare che cosa è compreso in quella cifra. Scoprirai ad esempio che il prezzo comprende il cibo, i vini, il buffet, una cena di tre portate, la wedding cake e il buffet dei dolci, l'open bar e tre opzioni di mise en place. Potresti poi renderti conto che un altro catering quota una prezzo minore a persona, per poi avere una lunga lista di extra (le sedute per l'aperitivo, i vini del dopo cena, la torta, l'orario di servizio ecc) che ti porterà a conti fatti a spendere molto di più rispetto a quanto proposto dall'altro fornitore.

Ti faccio un esempio molto pratico? Una mia coppia ha speso 125 euro a persona ma aveva compreso nel prezzo tavoli, sedie, piatti, bicchieri, divanetti e molto altro. Un'altra mia coppia ha speso 108 euro a persona ma poi ne ha dovuti spendere 6.000 per noleggiare tavoli, sedie, piatti, bicchieri, divanetti e molto altro. A parità di invitati significa che la coppia che ha pagato meno il catering ha speso 4.300 euro in più dell'altra (se ti stai chiedendo perché io non abbia evitato questa cosa ti rispondo che non sempre posso scegliere i fornitori. Consiglio, spiego e motivo ma non posso imporre nulla).

E' chiaro quello che sto cercando di dirti? Non importa di quanti punti percentuale una voce incida sul totale, è importante che il totale si rispettato. Quindi i primi passi da compiere sono: stabilire un budget e decidere un primo ordine di priorità. Ordine che potrebbe essere rivisto (sii flessibile, ricordi?).

Se stai davvero muovendo i primi passi verso l'organizzazione del vostro matrimonio e c'è qualche argomento che vorresti vedere approfondito sul blog scrivimi pure la tua domanda nei commenti, cercherò di scrivere un post sull'argomento il prima possibile.