Quando si inizia ad organizzare un matrimonio ogni coppia si trova a chiedersi se scegliere di avere un wedding planner al proprio fianco o meno.

Ognuno sceglierà la strada che ritiene più giusta, ma questo blog è nato dieci anni fa con lo scopo di aiutare gli sposi a fare le scelte più sicure e fare opera di divulgazione rispetto all'evoluzione del settore eventi. Quindi scrivo questo post per fare chiarezza su alcune dinamiche che ritengo pericolose.

Avere un wedding planner vicino, oltre a farvi avere un matrimonio altamente personalizzato e stiloso, vi dona una serenità fisica e mentale impagabile, per tutti i mesi di pianificazione e il giorno stesso delle nozze. Può benissimo essere che non si tratti della scelta giusta per chiunque e lo rispetto, mi spiace solo tanto, tantissimo, che alcune coppie rinuncino ad avere un wedding planner vicino perché scoprono che la location ha un "wedding planner interno".

Gli event manager delle location sono figure importanti con cui anche io mi interfaccio per gli eventi, può essere che forniscano un servizio sufficiente per alcune coppie ma è importante capire che si tratta di due figure molto diverse, con responsabilità, disponibilità, interessi, competenze molto diversi. Se deciderete di farvi aiutare dal wedding planner della location va bene, ma voglio che lo facciate con consapevolezza.

In cosa differiscono i due lavori?

Un wedding planner offre una serie di servizi e vantaggi aggiuntivi rispetto a un event manager della location, poiché il suo ruolo si estende ben oltre la gestione delle attività legate alla location stessa.

Cerco di schematizzare:

1. Pianificazione globale - Un wedding planner lavora con gli sposi fin dall'inizio per pianificare ogni aspetto del matrimonio, inclusi budget, scelta di fornitori, design e stile dell'evento, scelta della data, gestione delle inviti, e molto altro. Un event manager della location si concentra principalmente sulla gestione degli aspetti relativi alla location stessa.

2. Scelta dei fornitori - Il wedding planner aiuta gli sposi a selezionare i migliori fornitori per soddisfare le loro esigenze e il loro stile. Questo include la selezione di fotografi, fioristi, musicisti, catering, e altri professionisti, oltre a negoziare contratti e tariffe. Un event manager può in alcuni casi fornire un elenco di fornitori di fiducia, ma non li contatterà e gestirà per conto della coppia, che invece dovrà contattarli personalmente.

3. Coordinazione completa - Il wedding planner coordina tutti i fornitori e i dettagli dell'evento, garantendo che tutto sia sincronizzato e che il giorno del matrimonio si svolga senza intoppi. Dalla preparazione alla cerimonia fino alle fine dell'evento. L'event manager della location si occupa principalmente dei dettagli legati alla location stessa.

4. Gestione degli imprevisti - Un wedding planner è preparato ad affrontare qualsiasi imprevisto o problema che potrebbe sorgere durante il matrimonio, come il maltempo, cambiamenti dell'ultimo minuto, consgena tardiva di materiali o emergenze. L'event manager della location può assistere solo per questioni specifiche legate alla location.

5. Consulenza e creatività - Il wedding planner offre consulenza agli sposi su questioni di stile, design, decorazioni e protocollo. Contribuisce a creare un'esperienza unica e personalizzata per la coppia, mentre un event manager della location si concentra sulla logistica e sull'esecuzione.

6. Presenza costante - Il wedding planner è presente per l'intera durata del matrimonio, dall'inizio alla fine, per garantire che tutto proceda senza problemi. L'event manager della location può essere disponibile solo durante l'evento o nelle fasi di allestimento e smontaggio.

In sintesi, un wedding planner offre un servizio completo di pianificazione e coordinamento del matrimonio, personalizzato per soddisfare le esigenze degli sposi, mentre un event manager della location gestisce principalmente gli aspetti logistici e operativi specifici alla location stessa. I due professionisti possono collaborare per garantire che l'evento si svolga con successo, ma le loro responsabilità e competenze principali sono diverse.

Aggiungo un dettaglio che forse può sfuggire: nessuno lavora gratuitamente, nessuno. Quindi se il servizio è "compreso nella quota di affitto della location" allora l'event manager. Per ogni servizio personalizzato per gli sposi, percepirà una percentuale dai fornitori consigliati. Non c'è nulla di male in questo, dovete solo essere consapevoli che i prezzi finali applicati agli sposi comprendono anche il compenso dell'event manager.

Ripeto: l'event manager può svolgere un servizio che per voi è sufficiente e va benissimo, se però vi viene detto che l'event manager fa il wedding planner allora mi spiace ma non vi stanno dicendo le cose come stanno.

Lascio un elenco di domande da sottoporre all'event manager per verificare che il suo servizio sia equiparabile a quello di un wedding planner (lo è se risponde SI a tutte le domande).

•   Pianificazione e coordinazione generale:

• • Puoi aiutarci a negoziare contratti con i fornitori che scegliamo?

  • Come gestisci la pianificazione generale del nostro matrimonio, oltre alla gestione della location stessa?

  • Sarai disponibile per aiutarci nella scelta di fornitori esterni e nella coordinazione con loro?

• Selezione dei fornitori:

  • Hai consigli su fornitori affidabili e di alta qualità per servizi come catering, fotografia, fiori, ecc.?

  • Puoi aiutarci a negoziare contratti con i fornitori che scegliamo?

  • Sarà tuo compito contattarli e farci avere quotazioni personalizzate?

  • Sarai presente durante gli appuntamenti con fiorista e altri fornitori tecnici? Ci accompagnerai alla prova catering?

• Gestione del budget:

  • Come ci aiuterai nella gestione del budget complessivo del nostro matrimonio?

  • Puoi fornirci stime o linee guida sui costi per vari aspetti dell'evento?

• Coordinazione del giorno del matrimonio:

  • Come pianifichi di coordinare il flusso dell'evento il giorno del nostro matrimonio?

  • Sarai presente per supervisionare l'intero matrimonio, compresi l'allestimento e lo smontaggio?

  • Ti occuperai di gestire le tempistiche della cerimonia? Anche se la cerimonia non sarà all'interno della location?

• Gestione degli imprevisti:

  • Come affronti situazioni impreviste o problemi che potrebbero sorgere durante il nostro matrimonio?

  • Hai un piano di backup per il maltempo o altre emergenze?

• Personalizzazione e creatività:

  • Puoi offrirci suggerimenti e idee per personalizzare il nostro matrimonio e il design?

  • Ci aiuterai a creare un tema o un'atmosfera specifica per il nostro matrimonio?

  • Ci fornirai un progetto di stile personalizzato e dettagliato?

• Protocollo ed etichetta:

  • Fornirai consulenza su questioni di protocollo ed etichetta per il nostro matrimonio?

  • Ci aiuterai a pianificare dettagli come l'ordine dei discorsi e delle danze?

• Gestione degli invitati:

  • Come ci aiuterai nella gestione delle liste degli invitati, nelle conferme e nella disposizione dei tavoli?

  • Coordinerai con il personale per accogliere e assistere gli ospiti all'arrivo?

  • Ci aiuterai ad organizzare i trasporti per i nostri ospiti se necessario?

• Dettagli logistici:

  • Quali servizi di base fornirai in termini di logistica, come parcheggio, accesso alla location, ecc.?

  • Come affronterai le necessità tecniche, come l'audio, l'illuminazione e la disposizione delle sedie?

• Comunicazione e tempi:

  • Qual è il tuo metodo principale di comunicazione e risposta alle nostre domande o preoccupazioni?

  • Quali sono i tempi di risposta tipici da parte tua?

Queste domande vi aiuteranno a ottenere una chiara comprensione di come l'event manager della location intende gestire il vostro matrimonio e quali servizi specifici può offrire.

Tipicamente, un event manager non si occupa e non si può occupare di tutto quello che ho elencato qui sopra. Ma tutto quello che ho elencato è tutto quello di cui avete bisogno per far sì che il vostro matrimonio sia un'esperienza memorabile fin dal primo giorno. Ecco perché ci sono i wedding planner, ecco perché mi impegno quotidianamente prendendomi cura dei mie sposi.