Il giorno dell'evento, quando devo coordinare tutto quanto, te lo avevo un po' raccontato qui. Ma cosa faccio prima di un matrimonio, nei giorni immediatamente precedenti alla realizzazione di un evento che ha richiesto mesi di pianificazione?

Sono giorni intensi, a volte concitati, in cui alterno ore di fronte allo schermo e corse per terminare le ultime commissioni e per porre rimedio agli ultimi imprevisti.

La parte dedicata alla scrivania mi vede impegnata nel costruire una timeline che sia la più dettagliata possibile. Cosa succederà quel giorno? Minuto dopo minuto? Chi si occuperà di questo e chi di quello? Cosa devo fare alle 15.00 e che cosa alle 18.00? Tutto quello che succederà il giorno del matrimonio è scritto e incasellato, un copione da seguire pedissequamente, senza dimenticare nulla.

Per creare questa guida all'azione, che serve a me come agli altri fornitori coinvolti, rivedo mail, contratti, appunti presi nelle settimane precedenti e, soprattutto, telefono. Telefono a tutti coloro che avranno un compito, anche piccolo, il giorno delle nozze. Verifico che tutti sappiano quello che dovrebbero sapere, rivedo la lista dei materiali che devono portare con sé, gli orari di arrivo, lo stato dei pagamenti se necessario. Non so nemmeno spiegarti di quante minuzie si discuta durante queste telefonate, che tutti sappiamo essere le ultime e che quindi non si possono concludere con un “ci aggiorniamo settimana prossima” come spesso accade nel corso della pianificazione. Dal colore dei tovaglioli all'intensità delle lampadine, con ogni fornitore passiamo tutto al setaccio, ma proprio tutto! Sta a me, inoltre, motivare tutti affinché arrivino carichi e con la voglia di fare il meglio possibile per i miei sposi.

La parte dedicata al decor, invece, di solito si svolge con me seduta sul pavimento del mio studio. Divido la stationary in base alla destinazione d'uso. Metto in ordine i segnaposti o li divido già per i tavoli, preparo il tableau o predispongo tutto il necessario se dovrà essere assemblato in location. Preparo cornici, stiro e piego tovaglioli se necessario, faccio i famosi fiocchetti per chiudere scatole di confetti o bomboniere.

L'ho detto anche in un video che ho condiviso nelle stories di Instagram (l'ho salvato nei contenuti in evidenza del mio profilo se lo vuoi vedere): se ci sono lavori manuali da fare come mettere i tag alle bomboniere o decorare i tovaglioli, fallo prima! Sembrano cose di poco conto, ma richiedono un sacco di tempo e quel tempo non c'è il giorno del matrimonio. Si prepara tutto il materiale, lo si inscatola per bene e lo si porta già pronto all'uso in location, ok?

Ho girato quel video su Instagram pensando alle future wedding planner che mi scrivono chiedendo informazioni su questo misterioso lavoro. Io faccio il tifo per loro perché mi ricordo bene i tempi dei miei inizi e so che ci si auto-bombarda di domande a cui nessuno vuole mai rispondere. Però vedo anche che a volte mi vengono rivolte domande riguardo a questioni che non dovrebbero avere importanza quando si decide di aprire un'attività. E' solo un atteggiamento umano, ma a volte mi sembra che ci si impegni di più a sembrare professionali che ad essere professionali. Mi spiego? Per questo avevo ideato il mio corso Wedpreneur, spero di aver occasione di organizzare una nuova edizione (ce l'ho già in mente ma mi ci vuole tempo per realizzarlo). 

Gli imprevisti di cui mi devo occupare? Previsioni meteo disastrose e piani B da attivare, sopralluoghi extra che si rendono necessari all'ultimo minuto, crisi isteriche da placare, materiale da far ristampare (l'anno scorso una mia sposa si era dimenticata i menù in Germania e ho dovuto trovare una tipografia che me li stampasse il giorno prima delle nozze. Altre cose sono segrete ;-) ).

E poi il giorno del matrimonio arriva, si carica l'auto con tutto il necessario e si parte, percorrendo strade che, già si sa, si rivedranno solo a notte fonda. Si arriva in location, si accolgono i fornitori, si telefona a quelli in ritardo, pezzo per pezzo si rende più bello un posto che si trasformerà nello scenario da sogno che i miei sposi volevano, si porta il bouquet alla sposa ed è bello poterle dire “E' tutto a posto, stai tranquilla”. Il resto è una cerimonia, sono due mani che si scambiano gli anelli e una festa che prende vita momento dopo momento, tra una sorpresa e un'altra.

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