Eccomi alla vigilia del mio settimo anno come wedding planner. Quanti bouquet mi sono passati tra le mani in questi anni!

Rispetto alla wedding planner che ero ai miei inizi (lo sai che usavo lo pseudonimo de La petite Coco?), conservo lo stesso entusiasmo e non ho ancora smesso di piangere quando i miei sposi si scambiano gli anelli (o prendono in mano il microfono per mettermi in imbarazzo).

Ma ora ho molta più esperienza alle spalle, sono più determinata e sicura delle decisioni che prendo e dei consigli che offro ai miei clienti. Durante le ultime due stagioni mi sono capitati degli imprevisti piuttosto tosti, ma devo ammettere di essere rimasta stupita dalla calma e dalla velocità con cui li ho gestisti.

Sono stati dei momenti in cui ho realizzato quanto tutto il lavoro di questi anni mi sia servito per crescere e per creare una rete di fornitori su cui posso sempre contare. Rapporti di stima che si traducono in benefit maggiori per i miei sposi, che possono vivere i preparativi in modo sereno e piacevole.

I miei sposi.

Faccio tutto io per loro? Se ne stanno con le mani in mano fino a quando non arriva il momento di scambiarsi gli anelli? Magari fosse così! Credo che poche persone al mondo accetterebbero un evento a scatola chiusa, nel caso di chi si deve sposare credo sia più che naturale il desiderio di valutare e scegliere in prima persona.

Per quanto io li alleggerisca dalle incombenze, acceleri molto alcune dinamiche, selezioni per loro idee e professionisti, non è vero che i miei sposi non facciano nulla per il loro matrimonio.

I clienti di un wedding planner, i miei per lo meno, sono molto coinvolti nel processo organizzativo. Il loro referente sono io, quindi parlano e si confrontano con me. Ma ogni proposta dei fornitori viene vagliata e valutata insieme. Non è nemmeno detto che ci si trovi sempre d'accordo sulle varie proposte, quindi quello è il momento in cui ci si ferma e si ragiona insieme sulla strada da prendere. A volte spiego le mie motivazioni e i miei sposi decidono di fidarsi, altre volte si trova un compromesso. Non mi impunto mai? A volte sì, finché posso, specialmente se si tratta di un elemento che rischia di mettere a repentaglio la buona riuscita dell'evento, sotto vari aspetti.

La mia fortuna è di lavorare nella maggioranza dei casi con e per persone che capiscono quando affidarsi alla Valeria professionista (c'è anche quella amichevole che è brava ad alleggerire la tensione) e mi lasciano fare sui punti più importanti. Ma le ultime decisioni sono sempre le loro.

Cosa deve fare una coppia di sposi in concreto, anche se ha una wedding planner? (Leggi l'lenco dopo la foto).

1 - La parte documentale è a carico degli sposi. Personalmente ci sono alcuni casi, specialmente se gli sposi sono stranieri, in cui anche io sono molto attiva sotto questo aspetto, ma di certo non posso frequentare un corso fidanzati al posto di altre persone o firmare documenti non miei (una risorsa dettagliata sull'argomento la trovi in “Mi sposo! E adesso?”, il mio mini-corso gratuito dedicato ai futuri sposi in cerca di chiarezza).

2 - La lista degli invitati è una cosa di cui senza dubbio si occupano gli sposi e posso dire che non è mai una cosa semplice. Più di tutto non lo è quello che la lista comporta, ossia il punto 3.

3 – L'assegnazione dei posti a tavola è proprio un bel lavorone! Prima a matita e poi su un file excel, chi si deve sposare prima o poi passerà molto del suo tempo incastrando nomi, simpatie e il contrario di esse. Questo è un momento in cui vedo i miei sposi spesso stressati, lo ammetto!

4 – Capitolo conferme. E' necessario sapere chi sarà presente al matrimonio e chi no entro una certa data e chi si occupa di chiamare e richiamare gli invitati sono proprio gli sposi. E' incredibile come questo passaggio sia difficoltoso! Li aiuto? Si certo: file, schemi, lista di domande da fare, riepiloghi sono all'ordine del giorno.

5 – Le esigenze alimentari particolari sono da segnalare al catering con estrema precisione e la raccolta di queste informazioni spetta agli sposi. Ad ogni matrimonio scopro delle allergie nuove!

6 – Testo della cerimonia. Specialmente se la cerimonia è religiosa, si tende a scrivere un libretto per far seguire meglio la messa agli invitati. Ad ogni mia coppia consegno una bozza da sistemare e personalizzare, ma è un tempo che sono loro a dover dedicare a questo compito.

7 – I pagamenti di saldi e caparre devono essere puntuali, io li stabilisco, li registro e li comunico, ma, più che mai, i protagonisti di questa fase sono gli sposi! Capisco benissimo che possa essere difficile vedere tre bonifici da fare nella stessa settimana, per questo è importante che la questione budget sia molto chiara e organizzata fin dal primo giorno.

8 – Di cortesie per gli ospiti io e il resto dello staff ci occupiamo eccome, ma anche gli sposi hanno dei doveri in questo senso. Non arrivare oltremodo in ritardo per esempio, ma anche essere dei padroni di casa sereni e tranquilli. Gli invitati sono lì per festeggiare, quindi è giusto prestarsi alla richiesta di una foto o di un brindisi. E' vero che qualcuno teme gli scherzi degli amici più agitati, ma proprio per questo ci sono io :-)

9 – Mail. Hai idea di quante mail ci scambiamo io e una coppia di sposi dall'inizio alla fine della pianificazione? Si tratta di centinaia di messaggi, fiumi di parole, decine e decine di immagini e di allegati. Ma è compito degli sposi rispondere a me tanto quanto io devo avere cura di rispondere a loro, in modo rapido e preciso.

10 – Scadenze e come rispettarle. Che si tratti di pagamenti o decisioni da prendere, è importante che il tutto avvenga nei tempi stabiliti. Ad esempio, consegnare l'elenco dei tavoli in ritardo, potrebbe significare non avere il tableau in tempo. E nessuno vuole sposarsi senza un tableau :-)

In generale, credo che sia importante capire che, anche se un wedding planner dedica il suo tempo a gestire la parte più pressante dell'organizzazione dell'evento, la coppia di sposi debba essere conscia di essere una parte attiva in questo processo.

E' una strada che si percorre insieme, tanto vale godersela!