Se fai un giro per il web in cerca di informazioni, troverai decine di schede e file scaricabili che ti vogliono spiegare come organizzare le tempistiche dell'organizzazione del matrimonio. Non è che siano tutte completamente sbagliate (la timeline migliore la trovi all'interno di “Mi sposo! E adesso'”. Il mini corso che ti regalo quando ti scrivi alla mia newsletter. E quando ti iscrivi alla mia newsletter? Adesso, cliccando qui!) ma hanno un unico punto di vista. Si basano sul fatto che una coppia inizii ad organizzare il proprio matrimonio esattamente dodici mesi prima della data scelta, quando in realtà le cose succedono in modo diverso.

Innanzitutto ad alcune coppie succede di organizzare il proprio evento in tre mesi. In questo caso la prima cosa da fare è leggere questo post e poi contattare il miglior wedding planner possibile.

Ma anche per chi ha a disposizione molto più tempo, la timeline dell'organizzazione va valutata in base alle proprie esigenze e alle priorità.

So che senti spesso usare la parola priorità da queste parti ma è un fattore molto importante da tenere in considerazione per poter fare le scelte migliori.

Facciamo che hai davvero dodici mesi a disposizione e hai già stabilito la tua lista degli invitati. Quello che devi fare a questo punto è mettere al sicuro i fornitori più importanti: location, catering, service.

Ti ho nominato i partner più tecnici tra tutti perché sono i fornitori che rendono materialmente possibile l'evento.

Partiamo dalla location: se hai in mente un posto molto bello, famoso, instagrammato e richiesto, può essere che un anno di anticipo sia fin troppo poco per trovare un sabato libero.

In ogni caso, la location è la prima voce della lista da spuntare, subito dopo una seria e onesta valutazione del budget che volete o potete investire.

La location in questione deve essere valutata anche in base a capienza. L'obbligo di distanziamento richiede spazi molti ampi, anche per quanto riguarda il piano B. Il piano B va valutato non solo come “possibilità di rendere gradevole una giornata di pioggia” ma anche e soprattutto come un possibile costo.

Se affrontare un piano B richiede una spesa extra perché si rendono necessari noleggi (esempio: tenso struttura) o integrazioni al preventivo del catering allora chiediti se è un possibile extra gestibile. Se la risposta è no allora, secondo me, è meglio non rischiare.

Il mio consiglio è di affrontare la scelta della location e del catering in modo quasi parallelo, anche per avere un quadro delle richieste tecniche del catering, che possono variare a seconda della location scelta.

Per esempio potresti scoprire che la location non possiede abbastanza corrente per far lavorare tutti i fornitori e quindi avrai bisogno di un service per gestire questo aspetto (anche l'illuminazione può essere una questione di necessità e non solo di stile).

Il service potrebbe rappresentare un costo importante, quindi devi affrontarlo e chiarirlo prima di accettare il preventivo del fiorista e della parte grafica, perché per quanto il design dell'evento mi stia a cuore, non permetto assolutamente che prenda il sopravvento rispetto alla sicurezza e alla qualità della gestione della giornata dei miei sposi. E se mi leggi ogni martedì, anche tu fai parte del gruppo die miei sposi.

Puoi iniziare a lavorare sulla grafica e sull'allestimento otto oppure sei mesi prima della data, puoi fare la prima prova abito dieci mesi oppure quattro mesi prima, dipende dalla tua velocità di valutazione e decisione e dal tempo totale che hai a disposizione, ma ti prego di mettere nella tua to do list ia primi posti le cose più grandi e che richiedono un investimento maggiore. Forse è meno divertente ma ne guadagnerai in sicurezza e serenità.

A proposito di sicurezza e serenità, la vera prima cosa che dovresti fare quando inizi ad organizzare il tuo matrimonio è contattare un wedding planner, se non per assumerlo almeno per avere una sua consulenza. Ci avevi mai pensato?